Adequação LGPD: 5 erros principais que o RH deve evitar

A adequação lgpd no seu RH funciona como um seguro para o caixa da sua empresa contra multas e condenações judiciais. 



Como o setor gerencia o maior volume de dados sensíveis da organização , a conformidade é uma exigência imediata diante da fiscalização da Agência Nacional de Proteção de Dados. 

No entanto, o aumento de processos que utilizam a falta de proteção de dados como argumento exige uma postura preventiva para evitar prejuízos financeiros. 

No conteúdo de hoje, a Sisponto traz os 5 erros principais que você deve evitar para garantir segurança e vantagem competitiva no RH.

Acompanhe o artigo e boa leitura!

O que é a adequação LGPD e como ela funciona no RH?

A Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709/2018) regula a forma como as empresas coletam, armazenam, utilizam e descartam informações de pessoas físicas. 

No RH, isso abrange desde a coleta de um currículo até o registro diário de ponto, passando pelos dados de saúde, biometria e informações previdenciárias dos colaboradores.

Na prática, a adequação LGPD no RH exige um mapeamento rigoroso de quais dados são tratados, com qual finalidade, por quanto tempo e quem tem acesso a eles..

Por que a adequação LGPD se tornou urgente para as empresas?

Três fatores tornaram esse tema inadiável:

• A maturidade crescente da ANPD, com agenda regulatória agressiva para 2025-2026 e foco direto em dados sensíveis e biometria.
• O aumento de ataques cibernéticos, que podem paralisar operações em minutos.
• A consolidação de decisões judiciais usando a LGPD como argumento trabalhista, com mais de 14.000 processos que mencionam a lei.

Além disso, grandes empresas contratantes estão tornando a adequação LGPD um pré-requisito para fechar contratos com fornecedores. 

Ou seja, não se adequar pode custar oportunidades de negócio concretas.

Quais são os 5 erros principais que o RH deve evitar na adequação LGPD?

Mesmo com a legislação em vigor, muitas empresas cometem falhas estruturais na adequação lgpd que podem gerar prejuízos graves ao seu patrimônio. Confira os 5 principais erros:

• Manutenção de processos manuais e planilhas: Utilizar registros em papel ou planilhas de Excel sem proteção por senha impede a existência de trilhas de auditoria.
• Coleta excessiva de dados: Solicitar informações desnecessárias para a relação trabalhista, como opiniões políticas ou convicções religiosas, viola o princípio da necessidade.
• Falta de transparência: Falhar em fornecer um Aviso de Privacidade claro ou não indicar um Encarregado de Dados (DPO) atrai fiscalizações diretas da ANPD para você.
• Compartilhamento indevido com terceiros: Enviar dados para contabilidades ou fornecedores sem cláusulas contratuais de proteção cria uma responsabilidade solidária para a sua empresa em caso de vazamentos.
• Negligência no descarte: Manter dados de ex-colaboradores por tempo indeterminado transforma seu banco de dados em um passivo financeiro perigoso.

Por que o uso de biometria facial exige um cuidado redobrado do gestor?

A biometria facial é classificada pela LGPD como dado pessoal sensível, pois a face é uma característica fisiológica imutável. 

Se um dado biométrico é comprometido, o dano ao colaborador é permanente e irreversível, diferente de uma senha que pode simplesmente ser trocada.

Por isso, o sistema utilizado precisa armazenar não a foto do colaborador, mas um "template biométrico", uma representação matemática convertida em código criptografado que não pode ser revertida à imagem original. 

Além disso, mecanismos de prova de vida são indispensáveis para impedir fraudes com fotos ou vídeos, protegendo tanto o colaborador quanto o caixa da empresa.

É obrigatório ter o consentimento assinado de todos os colaboradores?

Não necessariamente. Nas relações de trabalho, existe uma assimetria de poder natural entre empresa e funcionário que pode levar o Judiciário a considerar que o consentimento não foi livre, tornando-o inválido. 

Para o controle de ponto, as bases legais mais sólidas são o cumprimento de obrigação legal, a execução do contrato de trabalho e o exercício regular de direitos em eventuais ações judiciais.

Entretanto, mesmo que o consentimento seja dispensável, a transparência é obrigatória. 

O colaborador deve ser formalmente informado sobre quais dados são coletados e com qual finalidade, por meio de um Termo de Ciência ou Política de Privacidade.

Regras para o descarte correto de registros de ponto e biometria

A adequação LGPD determina que os dados sejam excluídos quando deixarem de ser necessários. No entanto, prazos legais precisam ser respeitados antes do descarte:

• Registros de ponto e biometria: 5 anos, pelo prazo prescricional quinquenal trabalhista
• Documentos de rescisão (TRCT): 2 anos, prazo para o ex-colaborador ingressar com ação judicial
• FGTS e previdência: até 30 anos, pelas obrigações previdenciárias de longo prazo
• Currículos de candidatos reprovados: entre 6 meses e 1 ano, conforme política interna documentada.

O descarte deve ser irreversível, garantindo que os dados sejam apagados de servidores e backups. Manter biometria de ex-funcionários sem justificativa de litígio ativo é um passivo desnecessário.

Riscos financeiros e multas por falhas na adequação LGPD

O descumprimento da lei cria uma exposição financeira real que se manifesta em múltiplas frentes. 

A ANPD pode aplicar multas de até 2% do faturamento anual, limitadas a R$ 50 milhões por infração, além da publicização da infração, que compromete diretamente a reputação da marca. 

Desse modo, negligenciar a adequação LGPD não é apenas um risco jurídico, é uma ameaça direta ao fluxo de caixa da sua empresa.

Como a Sisponto transforma conformidade em segurança operacional

A Sisponto desenvolve softwares com conformidade nativa, para que o RH cumpra as exigências da adequação LGPD de forma automatizada e confiável, sem depender de processos vulneráveis. As soluções incluem:

• REP-P homologados pelo Ministério do Trabalho, com validade jurídica em litígios trabalhistas
• Armazenamento em nuvem com criptografia de ponta a ponta
• Trilhas de auditoria completas para rastrear cada acesso a dados
• Níveis de permissão que evitam a exposição desnecessária de informações sensíveis.

Com mais de 30 anos de atuação e mais de 20.000 clientes em todo o Brasil, a Sisponto oferece tecnologia robusta para que gestores de RH convertam a complexidade da adequação LGPD em segurança operacional e proteção financeira para o negócio.

Governança de dados: seu diferencial competitivo

A adequação lgpd no seu RH é o divisor de águas entre empresas resilientes e negócios vulneráveis. No mercado atual, a transparência no tratamento de dados funciona como uma licença para operar e fechar contratos com grandes corporações.

Ao integrar a tecnologia da Sisponto, você converte a conformidade em um seguro de caixa contra multas e sanções administrativas. 

Além disso, nossa plataforma automatiza a proteção necessária para que sua gestão se mantenha inabalável perante fiscalizações. 

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