Portaria 671: o que muda no controle de ponto?

Atualizado 23/03/2023

A Portaria 671, de novembro de 2021, é a principal legislação que orienta sobre o controle de jornada e as tecnologias que podem ser usadas para essa finalidade.

Ao entrar em vigor, essa portaria revogou as anteriores (1510 e 373) . Por isso, os gestores devem seguir apenas as orientações da portaria 671.

A nova norma mantém grande parte do que já estava descrito nas portarias anteriores, porém adiciona questões e tecnologias mais modernas, inclusive que permitem o controle de ponto à distância.

Ainda tem dúvidas sobre o funcionamento dessa nova portaria? Confira as informações que separamos.

O que é a portaria 671?

É uma norma do Ministério do Trabalho e Previdência, que tem como objetivo atualizar e incluir regras relacionadas à  jornada de trabalho em uma empresa.

Após o lançamento, as portarias 1.510 e 373, que anteriormente eram as principais normas instrutivas em relação a este assunto, foram automaticamente revogadas.

CLT e a folha de ponto

De acordo com o artigo 74º da CLT, todas as empresas com mais de 20 colaboradores são obrigadas a fazer o controle de jornada. O artigo traz a seguinte informação:

“O horário de trabalho será anotado em registro de empregados.   

§ 2º  Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso.“   

Embora as empresas com menos funcionários não sejam obrigadas por lei, fazer esse controle é essencial, porque traz mais transparência nas relações de trabalho, ao mesmo tempo em que protege a empresa contra possíveis ações trabalhistas.

Quais os tipos de Registrador Eletrônico de Ponto (REP) definidos na Portaria 671?

O termo REP existe desde 2009 para representar o equipamento em bloco conhecido como relógio de ponto, ele continua existindo com o objetivo de atender aos diferentes setores e segmentos empresariais, porém, agora ele passa a ser reconhecido como REP-C.

A possibilidade do uso de novas tecnologias, como a marcação de ponto mobile, é agora  representado pelo REP-P, e o acordo coletivo continua sendo celebrado pelo sistema alternativo - REP-A.

Vamos entender melhor cada um deles.

REP-C

O registrador eletrônico de Ponto Convencional (REP-C) é um equipamento em bloco popularmente conhecido como relógio de ponto, que possui a função exclusiva de registrar a jornada de trabalho.

O equipamento deve estar sempre no local em que o serviço está sendo prestado, e, também, sempre disponível para a impressão dos dados quando solicitado pelo auditor fiscal do trabalho.

Além disso, o equipamento deve emitir ou disponibilizar o acesso ao comprovante do registro de ponto, em formato impresso ou eletrônico, garantindo e comprovando que a marcação do ponto foi feita.

O REP-C junto com o Programa de Tratamento de Registro de Ponto fazem parte do Sistema de Registro de Ponto Convencional.

REP-A

O Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo (REP-A) são equipamentos eletrônicos e tecnológicos, celulares, tablets ou computadores, que são capazes de possuir um aplicativo ou programa em seu painel com a função de registrar marcações de ponto.

O uso do REP-A depende da autorização por convenção ou acordo coletivo de trabalho, e pode ser usado apenas durante a vigência do acordo.

O equipamento deve permitir a identificação do empregador/colaborador e disponibilizar a extração eletrônica ou impressa dos registros.

O REP-A junto com o Programa de Tratamento de Registro de Ponto fazem parte do Sistema de Registro de Ponto Alternativo.

REP-P

O Registrador Eletrônico de Ponto via Programa (REP-P) é um sistema conjunto, no qual fazem parte: o coletor de marcação do ponto; um programa (software) de armazenamento em nuvem e uma plataforma de tratamento dos pontos.

O coletor de registros, seja ele um celular, tablet ou computador, precisa ter acesso a internet.

O programa trabalha em um servidor dedicado à função, ou então, no ambiente em nuvem (via internet) com a função exclusiva de registrar o ponto.

Assim como os outros REPs, ele deve emitir ou disponibilizar o acesso ao comprovante de marcação de ponto.

Quais as principais mudanças?

São várias as mudanças no controle de ponto trazidos pela Portaria 671, consolidando todas as formas de registro eletrônico e as transformando em REP (Registrador Eletrônico de Ponto).

Muitos colaboradores tinham receio de usar um ponto online porque ele não emitia nenhum comprovante ao colaborador, como fazem os registradores físicos.

Por isso, a nova portaria traz como regra que esses equipamentos sejam capazes de emitir um comprovante, em formato eletrônico ou impresso.

Além disso, a portaria 671 extingue a necessidade de realizar acordo ou convenção coletiva para autorizar a marcação de ponto por sistemas alternativos. Agora, se as empresas optarem por outros modelos de REP, não precisam dessa autorização. 

Porém para a marcação de ponto via celulares, tablets ou computadores, essa autorização ainda é necessária.

A  671 é bastante extensa, compilando uma série de assuntos, sendo que nem todas estão relacionadas ao controle de ponto. Veja em detalhes os destaques.

• 87 novos artigos sobre aprendizagem profissional, esclarecimentos sobre férias, salário e jornada de trabalho do menor aprendiz;

• mantém a previsão do artigo 60 da CLT de que qualquer prorrogação da jornada em atividades insalubres apenas poderá acontecer mediante autorização dos órgãos competentes e adiciona que a autorização deve ser dada pela chefia da unidade de segurança e saúde no trabalho da unidade descentralizada da Inspeção do Trabalho correspondente;

• traz detalhes sobre o auxílio-creche, estipulando que empresas com, no mínimo, 30 mulheres com mais de 16 anos devem ter local apropriado onde seja permitido às empregadas guardar sob vigilância e assistência os filhos no período de amamentação. Se a empresa não tiver como manter uma creche pode ter convênios com outras entidades públicas ou privadas próximas ao estabelecimento de trabalho ou residência das colaboradoras;

• também traz a possibilidade de pagamento do reembolso-creche para cobrir integralmente as despesas efetuadas com o pagamento de creche de livre escolha da mãe. Esse benefício deve ser concedido a toda empregada-mãe, independentemente do número de mulheres no estabelecimento.

Comprovante de registro de ponto e arquivos fiscais

A portaria 671 trouxe especificações sobre como devem ser os registradores eletrônicos de ponto, assegurando que todos os tipos devem ser capazes de emitir comprovante de registro de ponto, tanto por meio eletrônico, como impresso.

Sobre esse tema, o artigo 79 detalha:

“O REP-C e o REP-P, definidos no art. 76 e no art. 78, devem emitir ou disponibilizar acesso ao comprovante de registro de ponto do trabalhador, que tem como objetivo comprovar o registro de marcação realizada pelo empregado, contendo no mínimo as seguintes informações:

I - cabeçalho contendo o título "Comprovante de Registro de Ponto do Trabalhador";

II - Número Sequencial de Registro - NSR;

III - identificação do empregador contendo nome, CNPJ/CPF e CEI/CAEPF/CNO, caso exista;

IV - local da prestação do serviço ou endereço do estabelecimento ao qual o empregado esteja vinculado, quando exercer atividade externa ou em instalações de terceiros;

V - identificação do trabalhador contendo nome e CPF;

VI - data e horário do respectivo registro;

VII - modelo e número de fabricação, no caso de REP-C, ou número de registro no Instituto Nacional da Propriedade Industrial, no caso de REP-P;

VIII - código hash (SHA-256) da marcação, exclusivamente para o REP-P; e

IX - assinatura eletrônica contemplando todos os dados descritos nos incisos I a VIII, no caso de comprovante impresso.”

No artigo 80, temos a definição de que o registro de ponto pode ter o formato impresso ou eletrônico. Caso seja eletrônico, ele deve:

“I - o arquivo deve ter o formato Portable Document Format - PDF e ser assinado eletronicamente conforme art. 87 e art. 88;
II - ao trabalhador deve ser disponibilizado, por meio de sistema eletrônico, acesso ao comprovante após cada marcação, independentemente de prévia solicitação e autorização; e
III - o empregador deve possibilitar a extração, pelo empregado, dos comprovantes de registro de ponto das marcações realizadas, no mínimo, nas últimas quarenta e oito horas.”

Além disso, o modelo AFD que constava no anexo I da portaria 1510 é, agora, o novo modelo que deve ser expedido em todos os sistemas de registro eletrônico de ponto.

Espelho de ponto 

O espelho de ponto continua obrigatório, porém, agora, deve ter mais detalhes, contendo informações como:

• identificação do empregador (nome, CNPJ/CPF e CEI/CAEPF/CNO caso exista);

• identificação do trabalhador (nome, CPF, data de admissão, cargo e função);

• data de emissão e período do relatório Espelho de Ponto Eletrônico;

• marcações efetuadas na REP e marcações tratadas no Programa de Tratamento de Registro de Ponto;

• Duração das jornadas realizadas.

 Portaria 671 e LGPD

A Lei Geral de Proteção de Dados (13.709/2018) possui o objetivo principal de proteger e assegurar os direitos fundamentais de liberdade e de privacidade e o livre desenvolvimento da personalidade da pessoa natural, com o foco na criação  de uma segurança jurídica e proteção de dados pessoais de todo cidadão que esteja no Brasil

A portaria 671 também é uma maneira de incentivar as empresas a aplicar com maior preocupação as diretrizes da LGPD.

No artigo 101, ela traz:

“O empregador e as empresas envolvidas no tratamento dos dados devem observar as disposições da Lei nº 13.709, de 14 agosto de 2018 - Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais.”

Atualizações trazidas pela portaria 1.486?

A portaria 1486, de junho de 2022, é uma atualização da portaria 671. Ela tem o objetivo de tornar ainda mais seguras e transparentes as relações trabalhistas no nosso país. As principais mudanças trazidas são:

• Art.81 e 83: o Arquivo Fonte de Dados (AFD) e o Arquivo Eletrônico de Jornada (AFJ) devem observar as especificações disponíveis no portal.gov.br ao invés dos anexos previstos anteriormente na portaria 671;

• Art.88: inclusão de dois parágrafos dispondo sobre as assinaturas eletrônicas;

• Art.89: o Atestado Técnico e o Termo de Responsabilidade devem ser emitidos de acordo com as indicações do portal.gov.br e não mais do Anexo II da portaria 671;

• Art. 96: acréscimo de informação para preenchimento do PIS nos modelos de registradores eletrônicos de ponto;

• Art. 97: incluído parágrafo único que afasta a exigência de arquivo eletrônico e relatórios especificados no art. 83 da portaria 671 para o sistema alternativo eletrônico de controle de jornada;

• Art.164 e Art. 167: substitui a determinação de seguir os modelos dispostos nos anexos, passando a exigir o acompanhamento das informações do portal.gov.br;

• Art.169: estabelece que o modelo do Termo de Compromisso e Manutenção do Sigilo estará disponível no portal.gov.br e não no Anexo III;

• Arts. 178-A e 178-B: são novos e se referem à disponibilização e uso dos dados pessoais;

• Anexos: trazem os requisitos para o Registrador Eletrônico de Ponto Convencional (REP-C) e do Registrador Eletrônico de Ponto Via Programa (REP-P). 

De acordo com a nova portaria, ainda, as assinaturas geradas para o Comprovante de Registro de Ponto do Trabalhador devem ser emitidas no padrão PAdES (PDF Advanced Eletronic Signature).

Já as assinaturas geradas para o Arquivo Fonte de Dados (AFD) e Arquivo Eletrônico de Jornada (AEJ) devem ser no padrão CAdES (CMS Advanced Eletronic Signature) e devem ser armazenadas no formato p7s destacado (detached).

Softwares de tratamento de ponto e a portaria 671

De acordo com a o artigo 82 da portaria, um programa de tratamento de ponto é um software destinado a tratar e organizar os dados que se relacionam à marcação dos horários de entrada e saída durante uma jornada de trabalho.

Essas informações estão contidas no chamado Arquivo fonte de dados - AFD, um documento que reúne todas as informações de registro de ponto dos funcionários da empresa.

O programa deve obrigatoriamente gerar o AFD e o relatório Espelho de Ponto Eletrônico. Além disso, o trabalhador deverá ter acesso às informações do relatório de Espelho de Ponto por meio de sistema informatizado, mensalmente de forma eletrônica ou impressa.

Conclusão

Como você viu neste conteúdo, tanto a portaria 671 como a 1486 são extremamente importantes e devem ser consideradas na escolha do REP, do software de controle de ponto e no dia a dia do RH, em termos de controle de jornada.

Precisando de um REP que siga as regulamentações da portaria 671 e 1476? Entre em contato com a Sisponto e saiba como podemos ajudá-lo!

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