Software de ponto eletrônico: o que é, como funciona e como escolher?

Atualizado 10/04/2023

O software de ponto eletrônico traz mais agilidade ao RH, ajudando no armazenamento e processamento das informações do controle de ponto.

Assim, há maior agilidade na hora de gerar a folha de ponto e de pagamento, com menos chances de erros que podem trazer problemas aos colaboradores e à empresa.

Entenda melhor como esses softwares funcionam e as vantagens que eles oferecem!

O que é o software de ponto eletrônico?

Em termos práticos, o software é uma coleção de dados ou instruções que informam a um mecanismo como trabalhar.

O software de ponto eletrônico é um programa que tem como objetivo registrar a entrada, saída e presença de colaboradores no seu local de trabalho, além do tempo em que ele permaneceu em suas funções.

Esse Software é capaz de capturar a batida de ponto em tempo real, armazenando essas informações de forma segura. Muitas dessas tecnologias ainda permitem que o ponto seja tratado.

Isso significa que o RH consegue, por exemplo, corrigir erros na marcação do ponto e automatizar funções, como o cálculo de horas extras, falta dos colaboradores, geração da folha de ponto, entre outros.

Em geral, esses softwares trabalham em sintonia com o  relógio de ponto eletrônico.

Como este software funciona?

O software de ponto eletrônico funciona fazendo o registro do ponto, armazenando e disponibilizando essas informações e permitindo que o RH faça o tratamento de ponto.

O tratamento de ponto é uma das etapas mais desafiadoras para o RH, já que é preciso lidar com um grande volume de informações, gerenciando faltas, atrasos, horas extras, feriados, pontos facultativos e muitos outros.

Todos esses dados são de suma importância porque têm relação direta com a folha de pagamento e qualquer erro pode ser passível de penalidades perante a Justiça do Trabalho. Neste sentido, os softwares são habilitados, normalmente, para coletar e tratar os dados de forma fácil e transparente de modo a evitar qualquer manipulação ou fraude

Vantagens

São muitas as vantagens que o software de ponto eletrônico oferece, como: 

• mais segurança para armazenar os dados de ponto dos colaboradores, evitando adulterações;
• agilidade para o RH, com a possibilidade de automatizar diferentes cálculos;
• segurança para os colaboradores;
• redução dos erros e incongruências que podem gerar penalidades perante a Justiça do Trabalho;
• pode ser aliado à soluções de Business Intelligence para analisar os dados e verificar pontos como produtividade dos colaboradores, índice de atrasos e faltas, times com mais horas extras etc.;
• permite visualizar relatórios personalizáveis que ajudam a melhorar a gestão de pessoas.

Como é feita a gestão do ponto?

A gestão do ponto é um dos trabalhos desenvolvidos pelo RH, o setor analisa e fiscaliza o cumprimento de jornada de trabalho conforme os contratos e acordos firmados. Além disso, os dados gerados apresentam variáveis importantes para o gerenciamento e controle do negócio, como a produtividade e frequência.

A apresentação dos resultados é feita através de relatórios completos, que podem ser adaptados e configurados conforme a demanda ou indicativo que deseja analisar. Este é um momento que demanda tempo e muita atenção, os dados são tratados e as variáveis como faltas, atrasos, horas extras são comparadas.

O que diz a lei sobre o software de ponto eletrônico?

O software de ponto eletrônico é uma solução permitida por lei, porém é preciso seguir as regulamentações e portarias do Ministério do Trabalho, utilizando apenas tecnologias homologadas.

A portaria 671 é a mais importante nesse sentido e indica que os softwares de tratamento de ponto somente podem ser usados caso tenham Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade emitido pelos fabricantes ou desenvolvedores.

Além disso, o tratamento de dados, de acordo com a portaria, apenas pode ser feito para acrescentar informações para complementar eventuais omissões no registro de ponto, incluindo ausências ou movimentações do banco de horas ou indicar marcações indevidas.

Independentemente do tipo de registro de ponto eletrônico usado, o software deve gerar o Arquivo Eletrônico de Jornada e o relatório de Espelho de Ponto. Outros detalhes técnicos podem ser conferidos diretamente na portaria.

O que avaliar na escolha do software de ponto eletrônico?

Na hora de escolher o software de ponto eletrônico, é importante ficar de olho em alguns itens que fazem toda a diferença. Confira os principais: 

• Opte apenas por softwares regulamentados que sigam as diretrizes da portaria 671;
• Avalie se o software é capaz de gerar relatórios, emitir o Espelho de Ponto Oficial, tratar escalas flexíveis de horários, integrar justificativas de faltas e apurar o período de adicional noturno para cada horário de trabalho individualmente;
• Verifique o grau de automação da ferramenta, por exemplo para o cálculo de horas extras ou banco de horas;
• Analise se a ferramenta permite configurar os relatórios de acordo com as necessidades da sua empresa;
• Verifique a compatibilidade do software com o relógio de ponto eletrônico disponível na sua empresa;
• Opte por recursos com bom grau de personalização, assegurando que ele se adapta às necessidades e rotina da sua empresa;
• Confira o quão fácil é usar o software, se o layout é intuitivo, os recursos são fáceis de usar e se o programa está em português;
• Confira quais são as formas de registro de ponto suportadas;
• Prefira os softwares com armazenamento de dados em nuvem, porque são mais seguros e avalie o nível de segurança desse armazenamento, como criptografia, firewall, camadas de proteção e autorização etc.;
• Analise o suporte técnico oferecido pela empresa desenvolvedora, avalie se o suporte é pago ou já integra o valor da solução, o tempo médio de espera dos tickets, entre outros.

Conheça o software de ponto eletrônico da Sisponto

A Sisponto oferece 3 diferentes softwares de ponto eletrônico:

• Sisponto RH Web: faz a captura de ponto em tempo real e o tratamento online das informações de relógios e aplicativos móveis homologados. É totalmente online, sem necessidade de configuração ou instalação, compatível com todos os browsers do mercado e armazenamento de dados em nuvem, com total segurança;
• Sisponto RH: permite a integração com qualquer REP do mercado. Ele executa rapidamente e sem margem de erro todos os cálculos, além de usar banco de dados MySQL/SQL Server/Oracle e permitir a emissão de dezenas de relatórios;
• Sisponto RH Light: software ideal para pequenas e médias empresas, capaz de automatizar processos de RH, com design diferenciado e fácil instalação, sendo capaz de calcular as horas trabalhadas, extras e faltas dos colaboradores.

Agora que você já sabe tudo sobre o software de ponto eletrônico, entre em contato com os especialistas da Sisponto  e encontre a solução perfeita para a sua empresa!