A importância dos Sistemas de Informação na gestão de empresas

Os sistemas de informação na gestão de empresas estão cada vez mais presentes, tornando- se, muitas vezes, indispensáveis. 

Afinal, com esses softwares, é mais fácil processar o grande fluxo de informações e dados que estão presentes na rotina de praticamente todos os negócios.

Você ainda não utiliza um sistema de informação na gestão da sua empresa? Não sabe qual a importância e nem como funciona? Então continue a leitura deste artigo.

O que são Sistemas de Informação?

Embora o termo sistemas de informação sejam mais usados para tratarmos de softwares e hardwares, ele não está restrito às tecnologias. 

Basicamente, um sistema de informação é um conjunto de componentes que, juntos, coletam, armazenam, processam e distribuem informações que auxiliam na tomada de decisão.

Ou seja, são sistemas que administram os fluxos de informação da empresa de maneira eficiente e ágil.

Na maioria das vezes, esses sistemas envolvem o uso de tecnologia da informação. Ou seja, hardwares, softwares, redes de computadores e bancos de dados que, junto das pessoas e dos processos organizacionais, fornecem informações relevantes e úteis para os usuários dentro das organizações.

Esses sistemas podem ser usados em inúmeros contextos, não apenas em empresas, mas também em organizações governamentais, instituições de ensino, setor de saúde e muitos outros.

Tipos

Quando falamos em sistemas de informação nas empresas, existem diferentes tipos. Conhecê-los é fundamental para analisar o mais interessante de acordo com as necessidades e características do seu negócio. 

Os principais tipos são:

• SPT (Sistemas de Processamento de Transações): automatizam as transações rotineiras e operacionais da empresa, como vendas, compras, estoque, folha de pagamento etc.;

• SIG (Sistemas de Informação Gerencial): fornecem informações e relatórios que auxiliam a tomada de decisão gerencial em nível tático e operacional. Ajudam a monitorar o desempenho, controlar as operações e apoiar o planejamento e o controle em uma empresa;

• SAD (Sistemas de Apoio à Decisão): fornecem suporte interativo aos processos de tomada de decisão dos gestores, auxiliando na análise de dados complexos, modelagem de cenários e geração de relatórios personalizados;

• SE (Sistemas Especializados): utilizam o conhecimento de especialistas humanos na resolução de problemas complexos, para a tomada de decisão em áreas específicas. São softwares baseados em algoritmos e regras capazes de simular o raciocínio humano;

• SIE (Sistemas de Informação Executiva): projetados para fornecer informações de alto nível e relatórios resumidos apoiando na tomada de decisão estratégica dos executivos. São focados em tendências, análises de mercado e desempenho global da empresa.

Muitas tecnologias disponíveis no mercado, atualmente, conseguem desempenhar funções diferentes de cada um desses tipos de sistemas. Por exemplo:

• ERP (Enterprise Resource Planning): softwares que integram diferentes departamentos da empresa. Assim, todos os dados são organizados, integrados e armazenados, melhorando na comunicação dos times, automatizando processos e até gerando relatórios para uma melhor compreensão de cada setor e da empresa como um todo, ajudando na tomada de decisão estratégica;
• CRM (Customer Relationship Management): automatizam as funções referentes ao contato com os clientes. Assim, as empresas conseguem coletar e armazenar os dados, as preferências dos consumidores, o histórico de compras etc. Dessa forma, é possível criar um contato personalizado, atendendendo às necessidades dos clientes e ajudando na fidelização;
• SCM (Supply Chain Management): integram diferentes processos relativos aos fornecedores de serviços, produtos e informações. Assim, reúne dados de fabricantes, fornecedores e pontos de venda, garantindo que os produtos sejam entregues de acordo com as exigências dos consumidores e de cada ponto de venda.

Qual a importância dos Sistemas de Informação na gestão de uma empresa?

Depois de entender melhor o que são e como funcionam os Sistemas de Informação, já dá para notar que eles têm um papel importante na gestão das empresas, não é mesmo? Separamos alguns dos benefícios que eles são capazes de trazer.

Melhoram a tomada de decisão

Os sistemas de informação fornecem dados relevantes, de forma clara, sintetizada e organizada, por meio de diferentes tipos de relatórios.

Com isso, fica mais fácil dos gestores e executivos tomarem decisões estratégicas e que realmente tragam vantagem competitiva às empresas. Afinal, é mais fácil analisar informações, acessar dados precisos e confiáveis, identificar tendências e padrões e, assim, tomar decisões embasadas.

Aumentam a eficiência operacional

Os sistemas de informação são capazes de automatizar e otimizar diferentes processos operacionais, o que reduz a dependência das tarefas manuais e aumentam a eficiência.

Com essas tecnologias, é possível automatizar diferentes processos rotineiros, como emissão de notas fiscais, abertura e fechamento de caixa, gerenciamento de estoque, entre outros.

Além disso, esses sistemas conseguem compartilhar rapidamente informações entre setores e integrar os departamentos, aumentando a produtividade e a colaboração.

Por exemplo, o setor de compras pode ter acesso facilmente a relatórios da gestão de estoque, entendendo o momento exato de repor determinadas mercadorias e a quantidade ideal de cada uma, evitando perdas e desperdícios.

Melhoram o controle e o monitoramento

Com os sistemas de informação, é possível ter mais recursos para controlar e monitorar as diferentes atividades da empresa.

É possível, por exemplo, rastrear as transações, realizar análises de desempenho, monitorar indicadores-chave e melhorar o controle de qualidade. 

Tudo isso ajuda os gestores a identificarem rapidamente problemas, avaliarem o progresso de estratégias e operações e implementarem medidas corretivas quando necessário.

Assim, a empresa acaba entregando muito mais qualidade aos clientes e ganhando vantagem competitiva perante à concorrência.

Favorecem a colaboração e a comunicação

Os sistemas de informação integram os diferentes departamentos e melhoram a comunicação e colaboração entre os membros de várias equipes.

Afinal, a tecnologia torna mais simples o compartilhamento de informações estratégicas para diferentes setores, melhorando o trabalho em equipe e o acesso de dados atualizados. Promovendo, assim, a troca de conhecimentos, a tomada de decisões coletivas e trazendo uniformidade a sua empresa.

Traz mais vantagem competitiva

De forma geral, os sistemas de informação trazem muito mais vantagem competitiva às empresas. 

Afinal, eles permitem a análise de dados do mercado, o monitoramento da concorrência, a identificação de oportunidades de negócio e a personalização dos produtos e serviços, além de um melhor atendimento aos clientes, atendendo às necessidades deles.

Tudo isso ajuda as empresas a se adaptarem mais rapidamente às mudanças do mercado e a se destacarem perante à concorrência, fidelizando os clientes.

Armazenamento e recuperação de informações

Com os sistemas de informação, sua empresa conseguirá armazenar de forma segura e organizada diferentes dados e informações importantes e sensíveis. 

Além disso, eles facilitam a recuperação rápida e precisa de informações quando necessário, reduzindo a dependência de arquivos físicos e melhorando a acessibilidade e confiabilidade dos dados.

Como você viu, os Sistemas de Informação na gestão das empresas são extremamente importantes. 

Afinal, o volume de dados processados atualmente nos negócios é cada vez maior e a realização de processos manuais pode fazer com que sua empresa perca oportunidades e produtividade, além de não conseguir se destacar perante à concorrência.

Por que utilizar um software na gestão de RH da sua empresa?

Com as diferentes tecnologias disponíveis, os sistemas de informação para o RH são diferenciais interessantes, que ajudam seu departamento a ter mais agilidade e assertividade, reduzindo possíveis erros que podem ser, até mesmo, reivindicados na Justiça do Trabalho.

Além disso, o departamento de Recursos Humanos é responsável por processos sensíveis e importantes dentro da empresa, assumindo um papel estratégico no gerenciamento da organização. O uso de softwares para a gestão de pessoas ajuda na construção de um base de dados consistente, o acesso à informação de forma rápida e precisa, otimização e melhora no desempenho de processos burocráticos. 

A Sisponto oferece soluções para a automatização do cadastro e controle de ponto, nas quais as informações podem ser acessadas em tempo real, além da marcação de ponto por parte do funcionário.

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