O fechamento da folha de ponto é uma das tarefas mais importantes do RH. Afinal, é a partir dela que outros documentos podem ser gerados, como a folha de pagamento.

Além disso, a empresa pode ter uma noção de como está a assiduidade dos seus funcionários. E, assim, pensar em alternativas para reduzir o turnover ou a rotatividade, caso seja necessário.

Veja as questões mais importantes sobre o tema!

O que é fechamento de folha de ponto?

O fechamento da folha de ponto é um procedimento no qual a empresa confere se as marcações de ponto realizadas pelo colaborador estão de acordo com o que foi estabelecido no contrato de trabalho.

Com a chegada do eSocial, essa passou a ser uma tarefa importantíssima. Afinal, agora, o período apurado deve ser do dia 1 ao último dia corrente do mês.

Folha de ponto

Antes de entender como fechar a folha de ponto, é essencial descobrir o que é esse documento.

Ele é o registro oficial da jornada de cada colaborador da empresa. Nele, constam os horários de entrada, saída, descanso, atrasos, faltas e horas extras. A partir desses dados, o RH poderá fazer o cálculo do salário mensal.

CLT

A CLT diz que, todas as empresas com 20 funcionários ou mais são obrigadas a realizarem o controle da jornada. 

Embora as empresas menores não sejam obrigadas por lei, é interessante ter um controle, evitando problemas na Justiça do Trabalho, por exemplo, e garantindo mais transparência nas relações com os colaboradores.

Além disso, a CLT estipula que:

• Jornadas com mais de 6 horas devem ter um descanso mínimo de 1 hora e máximo de 2 horas intrajornada (como a pausa para o almoço).
• Se esse descanso não for respeitado, é preciso pagar o período referente ao descanso + 50% sobre o valor da hora de trabalho.
• A partir de 15 minutos já são contabilizadas horas extras. Então, se o funcionário foi contratado para trabalhar até às 08h e saiu às 08h15, ele terá direito a 15 minutos de hora extra. Caso saia às 08h09, não terá direito.

Quando fecha a folha de ponto?

O artigo 459 da CLT estipula que o prazo máximo para fazer o pagamento dos salários dos funcionários é até o 5º dia útil do mês.

Assim, para ter tempo hábil, a recomendação é que a folha de ponto seja fechada até o último dia do mês anterior.

Outro ponto que merece atenção é o fato da folha de pagamento ser enviada ao eSocial até, no máximo, o dia 15 do mês subsequente ao fechamento da folha.

Como fazer o fechamento da folha de ponto?

O fechamento da folha de ponto dependerá do sistema de controle de jornada que a sua empresa utiliza. A forma mais prática é a automática, que também traz mais segurança para seus dados. Veja algumas alternativas.

Folha de ponto manual

De todos, esse é o método mais demorado e que corre mais riscos.Por isso, costuma ser usado apenas por empresas pequenas, com um time de funcionários bem reduzido.

Basicamente, ele consiste em anotar manualmente as informações da jornada em uma folha ponto manual (ou um livro-ponto). O importante é constar dados como:

• Data;
• Hora de entrada;
• Pausa para o almoço;
• Chegada do almoço;
• Hora de saída;
• Saldo de horas.
• 
  

Essas informações devem ser preenchidas pelo profissional do RH e é preciso que o trabalhador faça a assinatura do espelho de ponto.

Para fazer o fechamento, é preciso somar todas as horas trabalhadas dentro do mês e conferir se elas estão de acordo com o contrato de trabalho (considerando 44 horas ou 40 horas semanais, por exemplo). O excedente deve ser pago em hora extra.

Como toda a conferência é feita manualmente, as chances de erros são muito altas, colocando a empresa em risco de ser questionada na Justiça do Trabalho. Por isso, esse método é pouco indicado.

Cálculo

Para fazer o cálculo manualmente, será preciso: 

• Dividir a jornada em dois períodos: antes e depois do almoço;
• Contabilizar as horas trabalhadas em cada período;
• Somar os dois resultados e chegar no total de horas trabalhadas por dia;
• Contabilizar a hora de todos os dias da semana e conferir o saldo semanal;
• Calcular a quantidade de horas por mês e comparar com a jornada definida em contrato;
• Fazer o cálculo das horas extras, descontos, entre outros.

Mecânico e Planilhas

As empresas que trabalham com o relógio de ponto mecânico, também precisam realizar manualmente o fechamento da folha de ponto.

Nesse relógio, a marcação de ponto é feita por meio de um relógio cartográfico. O colaborador insere um cartão e a máquina faz um furo ou um carimbo marcando as horas.

No fim do mês, o RH precisa transcrever todos esses dados, por exemplo, para uma planilha no Excel e, então, apurar todas as horas trabalhadas.

Apesar de um pouco mais prático que o controle manual, o método também é sujeito a erros, especialmente pelo grande volume de informações. Além de ser lento e moroso para o RH.

Automático

O método mais seguro de fechamento da folha de ponto é o automático. Ele é realizado pelas empresas que contam com relógio de ponto digital ou aplicativo de ponto.

Automaticamente, quando o ponto é registrado no relógio ou aplicativo, ele é lançado no sistema e todos os cálculos são atualizados automaticamente, com o controle das horas extras, faltas, atrasos etc.

No fim do mês, o RH apenas gera o relatório para cada funcionário e, ainda, é possível exportar esses dados para o eSocial e para o contador da empresa.

O resultado é um fechamento de ponto muito mais prático e ágil, além de mais segurança jurídica para a empresa e transparência para os colaboradores.

Conclusão

Como você viu neste artigo, o fechamento da folha de ponto é um assunto extremamente importante e que deve ser considerado com a máxima atenção pelas empresas.

Por ser algo bastante trabalhoso e lidar com muitos dados, o recomendado é dispor de um sistema digital para o fechamento do ponto. 

Assim, todo o cálculo será feito de maneira automática, trazendo mais agilidade para o RH e tranquilidade para os funcionários, garantindo que o salário pago está de acordo com as horas trabalhadas. E, também, reduzindo as chances da empresa ser questionada na Justiça.

Quer levar essa facilidade para o seu negócio? Conheça as soluções em registro de ponto da Sisponto!

Guias do blog