Livro de Ponto: principais benefícios e riscos no controle da jornada

O livro de ponto é uma forma de controle manual da jornada dos funcionários. Embora ele seja bastante conhecido, atualmente traz algumas desvantagens aos negócios, especialmente em termos de segurança jurídica e praticidade. 

Entenda o que é o livro de ponto, confira os prós e contras e entenda se esse é o meio mais indicado para o registro de ponto na sua empresa!

O que é Livro de Ponto?

O livro de ponto é um caderno no qual são registrados os horários de entrada e saída dos funcionários, bem como os intervalos intrajornada, como horário de almoço.

Essa é uma marcação manual do ponto e você pode encontrar esses cadernos em papelarias, já com tabelas prontas com o local para adicionar o nome do funcionário, os horários e possíveis observações que podem ser marcadas pelo RH ou pelo trabalhador.

O que deve constar no Livro de Ponto e

como funciona?

O livro de ponto precisa contar com algumas informações básicas para ser considerado um documento válido, como:

• Nome completo do trabalhador e CPF;
• Data do dia trabalhado;
• Horário de entrada e saída;
• Horários dos intervalos, como a pausa para o almoço;
• Assinatura do trabalhador e do empregador;
• Observações como justificativas para atrasos, faltas, saídas antecipadas, horas extras etc;
• Registro das horas extras;
• Identificação da empresa com CNPJ ou outro documento.
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Quem deve anotar os horários de entrada, saída e pausa é o próprio trabalhador. No final de cada mês, o RH recolhe o livro de ponto e faz o tratamento dessas informações.

Ou seja, lançará esses dados em um software ou planilha para que seja gerada a folha de ponto, o espelho de ponto e a folha de pagamento, além de adicionar dados referentes ao banco de horas, por exemplo, se for o caso.

O colaborador deverá conferir as marcações na folha de ponto para garantir que não existe equívoco e assinar o documento, registrando que o funcionário verificou e concordou com as informações.

A partir de então, o RH lançará esses dados para fazer o pagamento do salário de cada colaborador, adicionando horas extras, horas noturnas ou fazendo os descontos referentes a atrasos e faltas não justificadas.

O Livro de Ponto deve ser armazenado pela empresa em um local seguro, sendo considerado um documento confidencial.

Durante a jornada, é preciso que o livro esteja em um local de fácil acesso para que os trabalhadores consigam usá-lo. A empresa deverá guardá-lo por, no mínimo, 5 anos, conforme determinação legal.

O que diz a CLT sobre o Livro de Ponto?

A CLT não aborda especificamente o Livro de Ponto, mas traz no Capítulo II, Seção II, do Título II, o tema sobre registro de ponto.

As questões mais importantes mencionadas na Lei são:

• Empresas com mais de 20 funcionários são obrigadas a realizar o registro de ponto, não especificando a tecnologia usada para isso;

• O meio usado para registro de ponto fica a critério da empresa, podendo ser manual (como o Livro de Ponto), mecânico ou eletrônico, desde que garanta a fidedignidade das informações;

• O intervalo intrajornada deve ser registrado, quando aplicável. Para jornadas de 8 horas, o intervalo mínimo deve ser de 1 hora e para jornadas de 4 a 6 horas, o intervalo é de 15 minutos;

• As horas extras devem ser devidamente registradas, com horário de início e término;

• Os empregados e os sindicatos podem fiscalizar os registros de ponto da empresa, podendo, inclusive, solicitar a apresentação de documentos.

Pontos positivos e negativos do Livro de Ponto

Embora o Livro de Ponto seja uma forma econômica de fazer o registro da jornada dos trabalhadores, ele pode não ser a melhor alternativa dependendo das características da sua empresa. Confira os prós e contras desse meio.

Pontos Positivos

Entre os pontos positivos do livro de ponto manual estão:

• É um método mais barato, já que consiste apenas em um caderno e uma caneta;
• É mais simples de ser usado e aplicado no dia a dia das empresas, sem necessitar de treinamentos para o RH;
• É facilmente acessível pelos funcionários, além de ser fácil de usar;
• Menor dependência de tecnologia e não necessita da internet, o que pode ser vantajoso em casos de falhas de energia elétrica ou problemas técnicos;

Pontos Negativos

Por outro lado, o controle manual de jornada através do livro ponto pode trazer alguns contratempos, como: 

• Menor segurança, já que é mais fácil de outro trabalhador anotar o horário para o colega ou colocar horários de entrada e saída que não condizem com a realidade;
• Maior propensão a erros, adulterações e dificuldades na hora de transportar os dados para a folha de ponto e folha de pagamento. O que pode fazer com que sua empresa pague o salário errado aos funcionários ou deixe de contabilizar horas extras e adicionais, sendo passível de ser contestada na Justiça do Trabalho;
• Dificuldade para análise de dados, por exemplo, na hora do RH obter informações precisas sobre as jornadas de trabalho, medindo o nível de absenteísmo, atrasos e outras questões que afetam diretamente a produtividade do negócio;
• Falta de automatização e integração com outras tecnologias usadas pela empresa, como controle de acesso, folha de pagamento, gerenciamento do banco de horas etc.;
• Dificuldade para gerenciar funcionários em trabalho remoto, home office ou equipes à distância.

Quais as alternativas para o controle da jornada?

Além do Livro Ponto físico, há outras alternativas que sua empresa pode empregar na hora de fazer o controle de jornada de forma confiável e segura. Veja em detalhes. 

Controle de ponto mecânico

Essa é uma tecnologia que surgiu para substituir o controle de ponto manual. Embora seja mais antiga, ela ainda é usada por empresas menores que desejam uma solução mais confiável, porém menos robusta que o ponto eletrônico. 

O controle de ponto mecânico também pode ser chamado de cartográfico. O registrador tem um mostrador analógico com ponteiros que indicam a hora atual.

Cada funcionário tem um cartão de ponto individual de papel ou cartolina e deve inseri-lo na máquina. O relógio irá perfurar o cartão registrando a hora de entrada, saída e pausa.

Ele traz mais segurança em relação à marcação manual, em termos de precisão dos horários. Contudo, ainda pode ser fraudado, já que outro funcionário poderá bater o cartão para o colega.

Além disso, também tem a dificuldade de exportar os dados e a possibilidade de erros humanos na hora de gerar a folha de pagamento.

Controle de ponto eletrônico

O controle de ponto eletrônico é feito via REP (Registrador de Ponto Eletrônico), um equipamento que fica ligado a energia elétrica e faz o registro preciso dos horários de entrada, saída e pausas intrajornada de cada funcionário. 

Existem diferentes modelos de REP, inclusive alguns que trabalham com biometria. Assim, você terá ainda mais segurança, já que apenas o próprio funcionário conseguirá fazer sua marcação, mediante leitura da digital, reconhecimento facial ou outras tecnologias.

Esses sistemas, ainda, podem se comunicar com outros softwares usados pela sua companhia, como sistemas de tratamento de ponto, folha de pagamento, gerenciamento de banco de horas, entre outros. O que traz mais agilidade para o RH e confiança de dados, reduzindo as chances de ações trabalhistas.

Controle de ponto via software, apps ou web

Essas são soluções ainda mais modernas, pensando exatamente naquelas empresas com funcionários em home office ou à distância. 

O controle da jornada é realizado via software instalado em computadores ou dispositivos móveis, como celulares e tablets, ou, ainda, via portal ou site na internet.

Alguns aplicativos contam com protocolos adicionais de segurança, como a leitura facial e com funções extras, como envio de atestados para justificativa de falta.

Além de permitir a marcação de jornada à distância, ainda podem ser integrados com diferentes tecnologias usadas pelo RH, trazendo agilidade e segurança.

Como você viu, o Livro de Ponto é uma forma mais antiga de controlar a jornada dos funcionários e que, embora exija um investimento inicial menor, não é muito segura e confiável, deixando sua empresa em situação de risco em relação a ações trabalhistas, por exemplo.

Hoje já existem tecnologias mais modernas que trazem segurança jurídica e agilidade ao seu RH, por isso são mais indicadas mesmo em empresas pequenas. 

Gostou de saber mais sobre esse tema? Confira as soluções de controle de jornada da Sisponto e encontre a ideal para o seu negócio!

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