Folha de ponto individual: o que diz a Lei e como assinar?

A folha de ponto é um dos instrumentos mais importantes no controle da jornada dos funcionários. Entre os diferentes tipos, uma que ainda é bastante usada é a folha de ponto individual. Ela está presente na marcação manual do ponto dos trabalhadores.

Neste conteúdo, trouxemos todas as informações que você precisa saber sobre esse tipo de folha de ponto e também como automatizar o controle de jornada das suas equipes, trazendo mais segurança e eficiência a sua empresa. Confira!

O que é a folha de ponto individual?

A folha de ponto individual é o tipo de marcação de jornada feita manualmente. Cada trabalhador recebe sua folha ou caderno, anotando seus horários de entrada e saída, incluindo as pausas intrajornadas, como o horário de almoço.

Todos os dias, cada funcionário precisará fazer as anotações manualmente na folha de ponto. E, o RH, então, será responsável por coletar, catalogar e analisar todos esses dados, para gerar a folha de pagamento, avaliando atrasos, faltas, horas extras e outras condições referentes à jornada.

A vantagem é que este é um método barato para a empresa, já que apenas terá que investir na folha de ponto individual.

Contudo, é um método muito sujeito a falhas, como esquecimento do funcionário de fazer o registro e até possibilidade de fraudes, não oferecendo segurança nem para a empresa, nem para o trabalhador.

Além disso, é muito mais difícil para o RH fazer os cálculos posteriores, aumentando as chances de erros que podem ser passíveis de ações trabalhistas.

Tipos de folha de ponto

Além da folha de ponto individual, existem outros modelos que podem ser usados pelas empresas, como:

• Cartão de ponto cartográfico: é um tipo de ponto mecânico, no qual cada trabalhador tem um cartão individual e o insere no relógio de ponto a cada entrada e saída. O registro é impresso automaticamente, o que garante mais fidelidade na hora marcada. Porém, também é mais trabalhoso para o RH e, portanto, suscetível a erros;

• Planilha no Excel: é bem semelhante à folha de ponto individual. Porém, ao invés das marcações serem feitas manualmente, elas são inseridas em uma planilha eletrônica. A vantagem é o uso da ferramenta para tornar mais fácil os cálculos pelo RH;

• Cartão de ponto digital/ eletrônico: é possível contar com registradores eletrônicos e até aplicativos para fazer o controle de ponto dos funcionários. Esses dados podem ser, automaticamente, enviados para um software de controle de ponto, automatizando diversas tarefas e trazendo mais segurança às marcações. Afinal, muitos dos relógios eletrônicos também são biométricos e o ponto só é marcado quando o funcionário utiliza sua digital ou outro tipo de biometria.

O que diz a CLT sobre a folha de ponto?

De acordo com o artigo 74 da CLT, todas as empresas com mais de 20 funcionários são obrigadas a registrarem o ponto de cada colaborador. A empresa pode decidir de que forma isso será feito, por exemplo, por ponto manual, mecânico ou eletrônico.

Além da CLT, a  portaria 671/2021 do Ministério do Trabalho também deve ser observada, já que é ela que orienta detalhadamente sobre o registro de jornada.

No caso da folha de ponto individual, com anotação manual, essa portaria estipula alguns pontos que precisam ser seguidos, como:

• Não deve ser usada apenas para assinalar o horário contratual previsto;
• Os períodos de repouso (como o horário de almoço) podem ser pré-assinalados;
• Se for trabalho remoto, a folha de ponto deverá ficar com o funcionário e ele fará a entrega do documento no fim do período.

Como preencher e o que constar

A folha de ponto individual deve ser preenchida com:

• Horários de entrada e saída do funcionário;
• Horário dos intervalos para almoço (saída e retorno);
• Horário de entrada ou saída diferente do habitual (considerando uma tolerância de 5 minutos de atraso. Porém, só é possível realizar descontos por atraso ou pagamento de hora extra se houver 10 minutos, no mínimo, de atraso ou de permanência a mais no trabalho).

Além disso, a folha de ponto, seja ela manual ou eletrônica, precisa constar com informações como:

• Nome da empresa (razão social, CNPJ, endereço);
• Nome do trabalhador;
• Dados trabalhistas (cargo, função, PIS);
• Informações sobre o turno de trabalho (horário padrão a ser cumprido).

A folha de ponto individual pode contar com linhas e colunas em branco com informações como “domingo” ou “feriado”, se não houver expediente nestes dias. Caso haja, a linha passará a ter o horário da jornada do profissional.

Quem deve assinar

O colaborador deve preencher a folha de ponto individual. E o RH ou Departamento Pessoal é quem deve orientar o funcionário, esclarecendo as dúvidas que possam surgir.

Como comprovação, ao final de cada mês trabalhado, o funcionário precisa assinar o espelho da folha de ponto, comprovando que verificou todas as anotações e concordou com elas.

A folha de ponto é um documento jurídico, portanto, deve ser guardada pela empresa. O funcionário não pode se negar a assinar o espelho de ponto. Essa atitude pode gerar advertências e, em caso de persistência, pode gerar a demissão do trabalhador.

Automatização da folha de ponto: como fazer e quais os benefícios?

Já deu para notar que, embora a folha de ponto individual seja uma opção mais acessível financeiramente, ela tem várias restrições, não é mesmo?

Além disso, essa “economia” pode acabar não sendo tão proveitosa para a empresa. Especialmente caso existam erros nos cálculos feitos pelo RH, passíveis de serem questionados na Justiça do Trabalho.

A folha de ponto digital é uma das opções mais modernas e empregadas tanto por grandes, como por pequenos negócios, que desejam ter mais praticidade e segurança no controle da jornada dos funcionários.

Ela é baseada em uma plataforma que centraliza os dados da jornada e agiliza o processo de registro e tratamento de ponto.

É possível usar um registrador eletrônico de ponto, que funcione via biometria, por exemplo. E, juntamente, um software de controle de ponto.

O funcionário apenas conseguirá marcar seu ponto após fazer a leitura biométrica. Esses dados são coletados pela máquina e compartilhados com o software. 

Assim, é mais fácil para o RH tratar o ponto (por exemplo, em casos de incongruência dos dados) e também gerar o espelho de ponto e a folha de pagamento de forma automática.

Ainda é possível ter acesso a relatórios, gráficos e outros “insights” que ajudam a melhorar a sua gerência de pessoas. Assim, seu RH conseguirá, por exemplo, analisar se algum time tem feito horas extras constantemente, avaliando a necessidade de fazer novas contratações.

Ou se algum funcionário tem se atrasado com frequência, buscando entender os motivos para isso ou até analisando o clima organizacional.

Benefícios

Usar a folha de ponto digital traz uma série de benefícios às empresas e também aos funcionários, como:

• Mais segurança no controle da jornada, garantindo precisão e confiabilidade dos registros;

• Mais agilidade na hora de gerar o espelho de ponto e a folha de pagamento;

• Mais segurança jurídica para a empresa, reduzindo as chances de erros que podem ser questionadas na Justiça do Trabalho;

• Possibilidade de ter “insights” sobre o clima organizacional, capacidade dos times e necessidades de alterações na empresa, que ajudem a aumentar a produtividade e reduzir o turnover;

• Garantia de conformidade com a CLT e a Portaria 671/2021.

Conclusão

Neste conteúdo, você aprendeu que a folha de ponto individual é uma forma de realizar o controle manual da jornada dos trabalhadores. 

Embora ela seja mais “econômica”, acaba não sendo prática, nem segura, trazendo mais chances de erros passíveis de serem questionados na Justiça do Trabalho.

É por isso que, atualmente, tanto grandes como  pequenas empresas têm buscado os meios eletrônicos e digitais de controle de ponto. Afinal, eles são mais práticos e seguros para todos os envolvidos.

Agora que você já sabe tudo sobre a folha de ponto individual, conheça as soluções da Sisponto e descubra como elas podem ajudar a sua empresa!

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