REP-P: entenda o que é e como usar no registro de ponto

REP-P é a sigla de Registrador de Ponto Eletrônico via Programa. Uma inovação na forma de fazer o controle de jornada dos funcionários, o REP-P é autorizado por meio da nova portaria 671.

O uso do REP-P é muito interessante para empresas com funcionários em home office ou que desejam mais modernidade, contudo, ainda gera dúvidas em muitos gestores. 

Esse é o seu caso? Então confira as informações que separamos!

O que é um REP-P?

O REP-P é uma maneira digital de fazer o registro e o controle da jornada dos trabalhadores de uma empresa. Com essa inovação, é possível registrar as entradas e saídas dos funcionários usando um dispositivo conectado à internet.

Ou seja, por meio de um celular, tablet ou outro dispositivo, seus funcionários poderão fazer o registro da jornada, sendo ideal para aqueles times em home office ou trabalho à distância.

Como funciona um REP-P?

O REP-P funciona como um programa instalado em um computador, tablet ou smartphone. A maioria das soluções trabalha com armazenamento em nuvem. 

Ou seja, todos os dados são armazenados em um servidor na internet, o que permite o acesso ao programa de qualquer dispositivo com permissão, além de trazer mais segurança para as informações.

Além da área para a coleta do ponto, o REP-P tem funções adicionais que tornam mais simples a rotina do RH.

Isso porque, de acordo com a lei, o REP-P não é apenas um aplicativo para marcação de ponto, mas, sim, uma solução completa. Por isso, ele precisa contar com algumas características essenciais, como:

• ser certificado pelo INPI;
• emitir o arquivo AFD;
• emitir o arquivo AEJ;
• comprovar os registros das jornadas por meio de documentos assinados digitalmente.

Assim, o REP-P deve ser um software capaz de registrar as jornadas dos funcionários e também emitir documentos decorrentes da relação trabalhista, realizar controles de natureza fiscal trabalhista, possuir ou acessar relógio em sincronismo com a Hora Legal Brasileira e realizar a marcação de ponto de acordo com as exigências legais.

Qual a diferença entre REP-A e REP-P?

O  REP-A é um registrador de ponto alternativo, enquanto o REP-P é um registrador de ponto por programa.

Na prática, o REP-A se configura apenas como um aplicativo para marcação da jornada, enquanto o REP-P é uma solução completa, capaz de fazer o controle da jornada e também auxiliar nas demandas específicas do RH.

Por isso, também, para ser usado o REP-P não precisa de autorização em convenção coletiva, como ocorre com o REP-A.

Contudo, para poder ser comercializado, o REP-P deve seguir mais regras e ter diferentes certificações.

REP-P é legal?

Sim, o REP-P é legal e previsto na Portaria 671. O artigo 78 desta portaria, inclusive, define o REP-P como:

“Programa (Software) executado em servidor dedicado ou em ambiente de nuvem com certificado de registro nos termos do art.91, utilizado exclusivamente para o registro de jornada com capacidade para emitir documentos decorrentes da relação do trabalho e realizar controles de natureza fiscal trabalhista, referentes à entrada e saída de empregados no local de trabalho”.

Para poder ser usado, contudo, o REP-P precisa seguir algumas regras estipuladas na portaria, como registro no INPI, acesso a um comprovante de registro de ponto ao colaborador, entre outros pontos que explicamos no tópico anterior.

Quais as vantagens do REP-P?

O REP-P é um sistema moderno e que traz uma série de vantagens às empresas, como:

• Mais praticidade: trazendo autonomia para seus funcionários que podem fazer a marcação do ponto do seu celular ou do computador em que trabalham na empresa, por exemplo, sem ter que enfrentar filas e tempo de espera na entrada e saída;

• Versatilidade: o REP-P é mais ajustável a diferentes demandas das empresas, podendo ser usado por companhias com times home office, à distância e também para os internos. Também é interessante para empresas com jornada híbrida;

• Automatização: como o REP-P é um software, ele traz mais funções para a equipe de RH tornando mais simples automatizar diferentes funções, otimizando o tempo da equipe;

• Mais confiança: todos os dados são salvos na nuvem, tornando até mais simples a auditoria dessas informações. Além disso, é possível empregar diferentes tecnologias associadas como criptografia, geolocalização, biometria facial, anti fraude etc.;

• Atualização: os gestores conseguem acompanhar em tempo real a marcação do ponto e ter uma visão mais estratégica dos seus negócios;

• Relatórios: o REP-P, como é um sistema completo, oferece a possibilidade da geração de relatórios, oferecendo ao RH informação confiável e estratégica para basear suas decisões. 

Como escolher o REP-P?

Para garantir que o REP-P é, de fato, homologado e certificado, você precisa considerar se o programa conta com todas as exigências legais, como:

• Emitir ou disponibilizar acesso ao comprovante do registro de ponto do trabalhador com as informações descritas na portaria;
• Número de registro no INPI;
• No caso do comprovante eletrônico, ele deve ser em PDF assinado eletronicamente;
• O Arquivo de Fonte de Dados deve ser prontamente gerado e entregue quando solicitado pelo Auditor Fiscal do Trabalho;
• Permitir a identificação da organização e do trabalhador;
• Ter um relógio que mantenha sincronismo com a Hora Legal Brasileira com variação máxima de 30 segundos;
• O coletor de marcação conectado ao REP-P deve exibir relógio não-analógico contendo horas, minutos e segundos no momento da marcação;
• As marcações registradas no REP-P devem ser provenientes de coletor online podendo excepcionalmente estar offline;
• No caso do registro offline, as marcações devem ser enviadas posteriormente no primeiro momento em que o coletor entrar em modo online.

Além disso, é claro, busque por uma solução de uma marca conhecida e confiável, que ofereça suporte e treinamento (se for necessário) e que esteja sempre atualizada com as principais alterações na lei trabalhista.

Conclusão

Como você viu, o REP-P é uma alternativa moderna e versátil, que traz mais autonomia aos funcionários na marcação de ponto e também muito mais agilidade e facilidade para as equipes de RH.

Justamente por isso, essa solução tem sido bastante procurada pelas empresas, com inúmeros benefícios. Mas, para garantir todas essas vantagens, é essencial escolher corretamente o seu REP-P, evitando alternativas não homologadas ou certificadas.

Depois de ler este conteúdo, acredita que o REP-P é ideal para sua empresa? Conheça as soluções de controle de ponto da Sisponto  e encontre a melhor alternativa para o seu negócio!

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