Ponto Eletrônico Digital: como funciona a marcação do ponto?

O controle da jornada dos funcionários não para de evoluir. Afinal, as formas de trabalho também têm se transformado e as novas tecnologias precisam acompanhar essas alterações. Nesse cenário, o ponto eletrônico digital se torna uma ferramenta diferenciada.

Apesar de cada vez mais presente nas empresas, muitos ainda têm dúvidas sobre o funcionamento e a legalidade desses sistemas. Esse é o seu caso? Então confira todas as dicas e informações que separamos!

O que é o ponto eletrônico digital?

O ponto eletrônico digital é uma forma de controle da jornada dos funcionários que utiliza dispositivos eletrônicos, softwares e outras tecnologias, como biometria, leitor de cartões de proximidade, código de barras etc.

Esse conjunto de tecnologias pode ser usados tanto para controle de jornada à distância, por exemplo, via aplicativo instalado em celulares, tablets ou computadores, como também em relógios de ponto eletrônicos, que ficam fixo na empresa.

Como funciona um sistema de ponto digital?

Um sistema de ponto digital trabalha com armazenamento em nuvem. Isso significa que ele dispensa a necessidade de cabos e conexões físicas, além das informações não ficarem armazenadas nos computadores da empresa, mas, sim, em um servidor na internet.

Assim, todas às vezes que um colaborador bate o ponto, esses dados são armazenados em um servidor seguro na internet, que pode ser acessado por pessoas autorizadas da sua empresa de qualquer lugar que estejam.

Além da marcação de ponto, um sistema como esse é uma solução completa, porque, geralmente, oferece recursos extras como geração de relatórios, cálculo de horas extras, controle de faltas e atrasos, gerenciamento dos atestados médicos, entre outros.

Existem diferentes tecnologias de sistema de ponto eletrônico digital, por isso o funcionamento pode ser levemente diferente.

Nos registradores físicos, o funcionário pode fazer a marcação de ponto via leitura de cartão ou biometria. Nos registradores à distância, via aplicativo, é possível utilizar uma senha ou adicionar a leitura biométrica também.

A partir de então, os dados captados são enviados para o servidor na nuvem e ficam disponibilizados para o tratamento via software. Por exemplo, para casos de inconsistência, erros ou para gerar a folha de pagamento.

Em todas as versões do ponto eletrônico digital, o funcionário tem direito ao comprovante do seu ponto, que pode ser impresso fisicamente ou por meio de um documento digital.

O que diz a lei sobre o ponto eletrônico digital?

O controle via ponto eletrônico digital é permitido por lei e regularizado pela portaria 671, que entrou em vigor em 2021 e unifica todas as diretrizes sobre o controle de jornada.

De acordo com ela, existem algumas diretrizes que devem ser seguidas para o uso do ponto eletrônico digital e que devem ser observadas. Como o tipo de equipamento que pode ser usado.

É muito importante que os equipamentos sejam seguros, desenvolvidos por empresas devidamente certificadas e homologadas, ofereçam o recibo do registro de ponto aos funcionários e sigam uma série de outras regras.

Além disso, é claro, esses sistemas devem ser confiáveis, marcando o horário de entrada e saída fielmente e gerar arquivos de dados de acordo com as orientações da lei, para devidos fins de fiscalização.

Quais os tipos de ponto eletrônico digital?

Basicamente, a  portaria 671 organizou os pontos eletrônicos digitais em 3 tipos, que são:

• REP-C: registro de ponto convencional;
• REP-A: registro de  ponto alternativo;
• REP-P: registro de ponto via programa.

Confira algumas das soluções de ponto eletrônico digital que você encontra na Sisponto.

Biométrico Digital e Biométrico Facial

O registro de ponto eletrônico via biometria é um avanço em termos de segurança, impedindo que outras pessoas se passem pelo funcionário e garantindo que o ponto apenas será marcado, de fato, pelo trabalhador da empresa.

O relógio de ponto biométrico digital é aquele que funciona via reconhecimento da digital dos funcionários, enquanto o biométrico facial faz o reconhecimento da face. 

Esses são sistemas extremamente seguros e que adicionam uma camada a mais de proteção judicial a sua empresa, blindando-a contra processos trabalhistas, por exemplo.

Cartão de código de barras

Uma tecnologia mais simples, porém bastante eficiente é o relógio de ponto com cartão de código de barras. 

Cada funcionário recebe seu próprio cartão com código de barras que deve ser usado no relógio de ponto, fazendo a marcação da entrada, saída e intervalo intrajornada, como o horário de almoço.

Cartão de proximidade (RFID)

Outra tecnologia disponível é o relógio de ponto com cartão de proximidade. A tecnologia RFID é composta por um transceptor (antena) que capta e armazena os dados no próprio leitor, e um transpoder (etiqueta de radiofrequência), com o circuito e as informações a serem transmitidas.

Assim, cada funcionário recebe um cartão próprio com a tecnologia RFID. Nele, estão informações pré-gravadas relacionadas ao seu perfil. Todas às vezes que ele aproxima o cartão do leitor, o ponto é marcado.

Controle de ponto à distância

Para empresas que trabalham com funcionários em home office ou times remotos, o controle de ponto à distância é uma boa solução.

Em geral, ele funciona como um aplicativo que pode ser instalado no celular, tablet ou computador do funcionário. Então, basta ele fazer login com seu usuário e senha e marcar o ponto de onde estiver trabalhando.

Essas soluções contam com tecnologias agregadas que adicionam mais segurança, como geolocalização (para estipular de onde o funcionário deve bater o ponto), autenticação em dois fatores e até a possibilidade do funcionário enviar documentos, como atestados, ou acompanhar a gestão do seu banco de horas, por exemplo.

Lembrando que todas essas soluções são aliadas a um backoffice, ou seja, um software  usado pelo RH para gerenciar a marcação de pontos e documentos relacionados à jornada, permitindo emitir relatórios e automatizar diversas funções, trazendo ainda mais facilidade para o dia a dia da sua empresa.

Quais as vantagens do ponto eletrônico digital?

Agora que você conhece o que é e como funciona o ponto eletrônico digital, já deve ter notado que ele oferece uma série de vantagens, não é mesmo?

Essa tecnologia veio para substituir as antigas formas de controle de jornada, como via folha de ponto manual ou mecânica. Assim, quando comparadas com os modelos anteriores, o ponto eletrônico digital apresenta uma série de pontos positivos, como:

• Mais segurança jurídica para sua empresa, afinal as tecnologias de biometria ou de cartão trazem mais certeza de que o funcionário é, de fato, quem está marcando o ponto;
• Certeza em relação ao horário do ponto, porque o relógio digital é muito mais preciso;
• Redução de erros e falhas humanas, como esquecimento de marcar o ponto, incongruência nos horários, entre outras questões que poderiam ser contestadas judicialmente;
• Mais transparência no controle da jornada, já que os funcionários podem emitir o comprovante do ponto;
• Mais facilidade para o RH, que tem todos os dados que necessita para seu trabalho, por exemplo, para emissão de folha de pagamento, gerenciamento das horas extras  e até para analisar a média de faltas por departamento, turnover e outras questões importantes;
• Mais facilidade para a fiscalização pelo governo, já que há uma padronização nos arquivos gerados;
• Mais segurança para todos os envolvidos.

Como faço para colocar ponto eletrônico na empresa?

Já está convencido de que o ponto eletrônico digital é a melhor solução para sua empresa? Algumas dicas são essenciais antes de começar a usar esse sistema (e também na busca pela melhor alternativa). Como:

• Faça uma análise do seu negócio: entenda quais são as características das jornadas na sua empresa, o número de funcionários e a necessidade do seu RH, direcionando a sua busca para soluções de acordo com a sua demanda;
• Pesquise por empresas sérias: é fundamental que as soluções de ponto eletrônico sigam as normas estipuladas, especialmente a Portaria 671, para serem válidas legalmente e não colocarem sua empresa em apuros. Então, opte apenas por empresas reconhecidas no mercado;
• Avalie como o ponto eletrônico funciona: verifique qual é o método de funcionamento do sistema e entenda se haverá necessidade de um tempo de treinamento para que todos se adaptem a nova solução;
• Considere o suporte oferecido: entenda como a empresa poderá lhe auxiliar caso o sistema escolhido não funcione adequadamente;
• Verifique o nível de segurança da solução: entenda como os dados são armazenados, quais as tecnologias de segurança da informação oferecidas, entre outros pontos importantes.

Conclusão

Neste conteúdo, você aprendeu que o ponto eletrônico digital é uma evolução no controle de jornada dos funcionários. Esse é um sistema que armazena as informações coletadas no registrador em um servidor na nuvem, tornando a solução mais prática e segura. 

Autorizado e regulado pela Portaria 671, o Ponto Eletrônico Digital pode ser encontrado em diferentes formatos, como registradores físicos com tecnologia de biometria ou cartões de aproximação, e registradores online, via aplicativo em celulares, tablets ou computadores.

Essas são soluções confiáveis e práticas, que trazem agilidade ao seu RH, ao mesmo tempo que garantem autenticidade dos dados e confiança no armazenamento das informações, protegendo o seu negócio contra possíveis contestações na Justiça do Trabalho.

Gostou de conhecer mais sobre o ponto eletrônico digital? Entre em contato com a Sisponto  e descubra as melhores alternativas de controle de jornada para a sua empresa!

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